Geëngageerde medewerkers zijn de sleutel tot succes in kleine en grote bedrijven. Logisch dus dat steeds meer organisaties werk maken van een uitgewerkt HR-beleid. Een beleid dat medewerkers van start tot pensioen ondersteunt binnen de onderneming en in hun functie. En zoals vaak; goed begonnen, is half gewonnen. Met een doordachte onboarding leg je de fundering voor een succesvolle samenwerking en geëngageerde medewerkers.
What’s in a name?
Delphine De Keukeleire, business manager Oost-Vlaanderen bij Effectis, legt uit: “Onboarding omvat alle acties die je doet om een nieuwe medewerker te verwelkomen en te integreren in je bedrijf. Een kwalitatieve onboarding in je bedrijf is dus meer dan een reeks taken van je lijst afvinken. Het is de basis waarop je medewerker de rest van zijn carrière bij jou in de onderneming opbouwt.”
Het nut van onboarding
Het is geen geheim dat medewerkers zoeken en vinden veel tijd en geld kost. Het is vechten om talent aan te trekken. Eens ze aan boord zijn, wil je ze natuurlijk ook houden. Onboarding helpt je hierbij.
Een onboardingsproces helpt je nieuwe medewerker op weg binnen het bedrijf. Alle stappen voor een vlotte integratie zijn erin voorzien en staan duidelijk uitgeschreven. Denk maar aan het gebruik van IT-tools, de fleet, kennismaking met collega’s, opleidingen, … Kortom, het omvat alles om je medewerker zich snel thuis te laten voelen in het bedrijf.
Hierdoor blijven medewerkers niet alleen langer bij een bedrijf (69% is nog steeds aanwezig na 3 jaar bij een goede onboarding), ze presteren beter en tonen een hogere werktevredenheid. Ze voelen zich comfortabel in hun functie, begrijpen hun verantwoordelijkheden en zijn sterk verbonden met de cultuur en waarden van het bedrijf.
Het plan
Het nut van een onboardingsproces is duidelijk. Het zet de neuzen in dezelfde richting en is de fundering voor geëngageerde medewerkers en sterke teams. Maar hoe stel je een onboardingsplan op?
Regel n°1: doseer
Less is more, maar alles moet er wel instaan. Geef mee wat nuttig en nodig is maar vertel niet alles over het bedrijf op dag één. Zijn bepaalde onderwerpen zoals veiligheid minder leuk om te brengen? Verpak ze dan op een luchtige manier met bijvoorbeeld een video of quiz. Maak het plan ‘lean’ met duidelijke verantwoordelijkheden.
Regel n°2: gebruik fases
Een succesvol onboardingsproces bestaat uit verschillende fasen. De fasen zijn afhankelijk van het bedrijf, het team en de cultuur. Je hebt wel steeds een fase voor indiensttreding (tussen ontslag en dag 1), tijdens de eerste periode van activiteit en een afsluiting.
Regel n°3: wees concreet en duidelijk
Noteer de naam van de verantwoordelijke bij elke actie in het plan. Bepaal de doelen en noteer wanneer de actie is afgelopen. Breng collega’s tijdig op de hoogte en zorg voor een vlot onthaaltraject: welkomstmoment, rondleiding, kennismaking, bespreking onthaalbrochure en wettelijke documenten, …
Onboarding dag 0 tot dag 1
Je onboardingsplan start op de dag dat nieuwe medewerkers hun contract tekenen, ook al moeten ze nog een opzegtermijn presteren. “Bij Effectis sturen we al een onthaalbrochure en welkomstkaartje van de collega’s, en nodigen we de nieuwe collega uit voor een teambuilding die gepland is. Op die manier voelen medewerkers zich vanaf dag 0 betrokken en leren ze het bedrijf en de collega’s kennen”, vertelt Delphine.
Op de eerste werkdag van de nieuwe werknemers is het belangrijk om een aangename en gestructureerde omgeving te creëren. Zorg ervoor dat de werknemers een aangewezen werkruimte en alle benodigde apparatuur en benodigdheden hebben. Voorzie eventueel een informeel moment om kennis te maken met (dichte) collega’s. Dat kan door een ontbijt te organiseren of een rondleiding doorheen het gebouw.
Medewerkers die starten, willen zo snel mogelijk iets kunnen betekenen. Laat ze er dus snel in vliegen, uiteraard onder begeleiding. Maak daarom een duidelijk opleidingsplan op zodat ze weten wat de verantwoordelijkheden en verwachtingen zijn. Dat kan door een combinatie van formele trainingssessies, meelopen en één-op-één coaching.
Rol van de CEO
De zaakvoerder speelt een cruciale rol tijdens onboarding. Als leider van de organisatie zet je de toon voor de bedrijfscultuur en heb je een grote invloed op de ervaring van de nieuwe werknemer. Het is essentieel dat je betrokken bent bij het proces om ervoor te zorgen dat ze zich welkom, gewaardeerd en verbonden voelen met de organisatie.
De mate van je betrokkenheid hangt natuurlijk af van je beschikbare tijd. Heeft jouw onderneming een interne HR-medewerker? Dan neemt die persoon waarschijnlijk het grootste deel van het onboardingproces op zich. Toch blijft een contactmoment met de zaakvoerder belangrijk, hoe kort ook.
Kan je er niet bij zijn op de eerste dag? Laat dan een persoonlijke video achter of plan al een kennismakingsgesprek in voor de komende week. Zo voelt de medewerker zich gewaardeerd en kan jij je visie en verwachtingen persoonlijk overbrengen.
Follow-up
Goed begonnen is half gewonnen, maar daarmee loop je de wedstrijd nog niet uit. Daarom is het belangrijk om ook na de eerste opstartfase dicht bij je medewerkers te blijven staan. Frequente feedbackgesprekken met de HR-verantwoordelijke zijn hier een klassiek voorbeeld van. One-on-ones met de zaakvoerder of informele teamlunches zijn ook opties om medewerkers op te volgen.
Weten wat er leeft bij de werknemers en contactmomenten zorgen voor minder uitval, een betere sfeer tussen de collega’s en betere resultaten. En daar doe je het voor!
Alles kan beter
Heb je een onboardingsproces ingevoerd? Zorg dan zeker ook voor de nodige evaluatie van het proces zelf. Hou data van je medewerkers bij en vraag feedback op het proces nadat ze het hebben doorlopen. Liep alles even vlot als voorzien? Zijn de voorziene opleidingen voldoende? Is er meer nood aan technische ondersteuning of is het goed zo? De antwoorden zijn goud waard.
Ga met die inzichten aan de slag om je onboardingproces te finetunen en maximaal in te zetten voor je bedrijf. Want zeg nu zelf, alles kan altijd nog net dat tikkeltje beter, toch?
