Absenteïsme is iets waar heel veel zaakvoerders en HR-medewerkers mee geconfronteerd worden. Het ziekteverzuim stijgt elk jaar. Op de vraag van 1 miljoen van “hoe voorkom je ziekteverzuim?” hebben we jammer genoeg geen pasklaar antwoord. Wél enkele tips die je kunt toepassen.
Voor we van wal steken is er één iets dat je zeker niet mag vergeten: begrip tonen voor elke situatie. Uiteindelijk weten we dat heel veel mensen die ziek thuiszitten, ook effectief ziek zijn. Hen wil je dus niet treffen met je maatregelen, vandaar dat je moet opletten met het beleid dat je opzet! Maak daarom een groot onderscheid tussen wie écht ziek is en diegene waarvan je geen aantoonbare reden van afwezigheid hebt. Dat onderscheid is duidelijker zichtbaar als je inzet op contact en communicatie tijdens de periode van arbeidsongeschiktheid.
1. Terugkomgesprekken
Plan een gesprek in met iedereen die terugkeert van een afwezigheid door ziekte. Dat kan je als werkgever zelf doen, of overlaten aan HR of team leaders in grotere organisaties. Gebruik dat gesprek niet om met de vinger te wijzen maar om oprecht te checken wat de situatie betreft van de werknemer. Dit korte, officieuze gesprek kan jou heel veel informatie geven!
Onthoud dat je rekening moet houden met de privacy van je mensen. Niemand is juridisch verplicht de reden van afwezigheid door te geven. Je kan in dit gesprek wel vragen of er iets is dat je kan doen en hoe het met de persoon in kwestie gaat. Zijn ze in goede handen? Worden ze begeleid? Waar is er ruimte voor ondersteuning of verbetering mogelijk?
Als je de reden van afwezigheid en arbeidsongeschiktheid kent, kan je onderzoeken in welke mate het een terugkerend element is. Ga na of het aan de werkplek ligt. Continu verkouden zijn in de winter komt misschien door een tochtgat vlakbij. Steevast werknemers die de griep hebben? Misschien verspreidt de airco doorheen de winter te veel bacteriën. Op een andere manier verwarmen kan het aantal zieken sterk verminderen. Net hetzelfde met rugklachten: wie weet kan je iets wijzigen aan de werkpost of bureaustoel. Het zijn zaken waar je vaak niet bij stilstaat, die toch een grote oorzaak kunnen zijn van bepaalde afwezigheden.
2. Heb als werkgever een goede band met je arbeidsgeneesheer
Als werkgever zit je in met jouw zieke medewerker. Bij langdurige arbeidsongeschiktheid merk je soms dat de kans op terugkeer miniem is: het takenpakket is te zwaar, je kan geen aangepaste job aanbieden voor hen, … Als je een goed contact hebt met de arbeidsgeneesheer, kan die bekijken welke aanpassingen er op de werkvloer mogelijk zijn. Ook jouw externe preventieadviseur kan gratis (op vraag) nagaan of je ergonomisch goed bezig bent. Misschien kan je bepaalde werkplekken beter organiseren, waardoor je minder uitval hebt voor fysieke klachten? Hij of zij bekijkt het voor jou en geeft advies dat je kunt opvolgen om preventief voor minder ziekteafwezigheden te zorgen.
Een voorbeeld
- Situatie: een medewerker in een productieomgeving heeft rugklachten en kan geen hele dag meer kan rechtstaan aan de band.
- Oplossing: de band verlagen in hoogte, en een hoogzitstoel aanbieden om aan te werken.
- Resultaat: de hele werkplek wordt aan die persoon aangepast zodat hij terug aan de slag kan. Dat gebeurt met weinig extra moeite vanuit de organisatie én je krijgt er bovendien iemand terug mee aan het werk die nu opnieuw waarde creëert voor de onderneming. Een win-win dus!
3. Extra aandacht voor mentale problemen
Burn-out, bore-out, stressklachten, … Geef als werkgever jouw leidinggevenden een opleiding zodat ze alerter worden en sneller ingrijpen wanneer ze zien dat hun mensen over hun grenzen gaan. Wie weet beseffen hun medewerkers dat zelf nog niet of durven ze het niet in te zien. Toch is het cruciaal om oog te hebben voor mentale problemen.
4. Zeg “vaarwel” aan controledokters
We zijn geen voorstander voor medische controles door controledokters, omdat er daar zelden iets uitkomt. Het gevoel dat je geeft aan echt zieke medewerkers is van wantrouwen en ongeloof; wie niet écht ziek is, kan bij deze arts een heel geloofwaardig verhaal afsteken waar de dokter in kwestie weinig op kan zeggen, want hij kent die persoon niet en kent geen voorgeschiedenis.
Het enige moment om eventueel een controlearts te sturen, is wanneer je twijfelt aan de afwezigheid en oprechtheid van de betrokkene. In sommige bedrijven wordt er standaard een controledokter gestuurd, bij anderen pas vanaf de derde afwezigheid. Bij Effectis vinden we dat je met het geld dat je aan deze dokters uitgeeft, andere zaken kunt doen die beter zullen renderen zoals sensibiliseren of in gesprek gaan.
5. Let’s talk about it
Medewerkers zijn zich te weinig bewust van wat hun afwezigheid doet met het algemene verloop van de taken en planning in een organisatie. De impact op hun collega’s, het team en de hele onderneming is niet te onderschatten, toch wordt daar niet over gesproken.
Vaak worden diverse KPI’s (aantal nieuwe klanten of medewerkers, …) benoemd in algemene communicatie, maar er wordt zelden gesproken over afwezigheden door ziekte. In productieomgevingen geven organisaties al mee hoeveel dagen ze ongevallenvrij zijn maar vind je geen KPI over ziektedagen. Vermelden hoeveel medewerkers er de afgelopen maand afwezig waren door ziekte, helpt al om het in de zichtbaarheid te brengen. Speel niet op de man maar geef op deze manier aan wat de gevolgen zijn van afwezigheid: verlies in omzet, reorganisatie, verdelen van de taken, …
Sommige bedrijven hangen een KPI voor de CAO 90 bonus vast aan het aantal dagen of percentage dat er ziekte was in het bedrijf. Die KPI is vaak gebaseerd op de Bradford Factor, een factor die het totale aantal ziektedagen meet per medewerker, en hierdoor dus ook inzicht geeft in de impact van het ziekteverzuim. Het koppelen van deze factor aan de CAO 90 raden wij ten stelligste af. Het wil namelijk zeggen dat hoe minder je medewerkers afwezig zijn door ziekte, hoe hoger hun bonus. Nochtans is ziekte echt iets waar veel mensen niks aan kunnen doen (denk maar aan kanker en het uitzieken van de behandeling, een operatie en revalideren achteraf, rugklachten, …). Wie al eens een pechjaar heeft door grote operatie of zware ziekte, straf je enorm met zo’n aanpak. Dat kan voor die medewerkers enorm frustrerend werken. Beter is om het gesprek aan te gaan met zij die meerdere pechjaren na elkaar hebben.
Conclusie
Je ziekteverzuim verlagen is een werk van lange adem. Vandaag iets toepassen zal er echt niet voor zorgen dat tegen het einde van de week jouw aantal afwezigheden door ziekte op 0 komt te staan. Toch zijn alle beetjes goed!
Heb je hulp nodig bij het uitwerken van zo’n beleid? Contacteer ons gerust om even te sparren over de mogelijkheden.
