Zelfsturing zonder sturing bestaat niet

Bij Effectis houden we regelmatig een Get2Gether, een teamavond waarop we een spreker uitnodigen. Zo brengen we expertise en inspiratie binnen die we anders alleen op congressen of in vakliteratuur tegenkomen. En meteen ook in een setting waar er ruimte is voor échte vragen en gesprekken. Op deze editie kwam Pieter-Jan De Man van STAS vertellen over de transformatie die hij in tien jaar tijd doorvoerde in een vijfde generatie familiebedrijf in West-Vlaanderen.

Wat we kunnen leren van STAS

In 2030 staan tegenover honderd mensen die de arbeidsmarkt verlaten, slechts tachtig nieuwkomers. Tegen 2040 zijn dat er nog maar zestig. Die cijfers zouden vandaag aan de basis moeten liggen van elk strategisch HR-gesprek. Voor Pieter-Jan De Man vormden ze het startpunt van een transformatie die tien jaar duurde bij STAS, een West-Vlaams familiebedrijf van de vijfde generatie.

De aanleiding

In 2013 kreeg Pieter-Jan een telefoontje van de eigenaar: "Ik vind geen mensen meer. Ik ga de productie moeten stilleggen." De oplossing lag niet in nog intensiever rekruteren, maar in het herdenken van de organisatie zelf. STAS moest een plek worden waar medewerkers graag bleven werken en waar nieuw talent bewust voor koos.

Van silo's naar squads

De diagnose was duidelijk: de organisatie werkte in silo's. Informatie moest van de ene afdeling naar de andere, met vertraging, ruis en frustratie als gevolg. De klant betaalde de prijs.

De oplossing kwam niet uit een consultancyrapport, maar ontstond tijdens een interne oefening. Pieter-Jan bracht sales, engineering en aankoop afzonderlijk rond de tafel, met telkens dezelfde vraag: hoe zou je de organisatie opbouwen als de klant echt centraal stond? De drie gesprekken leverden hetzelfde antwoord op: breng alle expertises samen die nodig zijn om één klantvraag van begin tot einde te beantwoorden.

Op 1 april 2019 verdwenen de muren. Ook letterlijk. De klassieke afdelingen maakten plaats voor twee squads, die elke werkdag starten met een overleg van een kwartier.

Autonomie werkt alleen met een helder kader

Net daar loopt het in veel verhalen over zelfsturing fout. Autonomie werkt alleen als ook het kader helder is. Niet omdat je mensen moet wantrouwen, maar omdat ze pas echt kunnen beslissen wanneer duidelijk is waarbinnen die vrijheid geldt.

De KPI's en grenzen liggen vooraf vast. Binnen dat kader krijgen medewerkers ruimte om zelf keuzes te maken. Zodra iemand buiten die lijnen gaat, volgt een gesprek. "Als ik hoop dat HR-professionals één ding doen, dan is het dit: het gesprek aangaan dat voor anderen te moeilijk is. Niet omdat het hard moet zijn, maar omdat het echt moet zijn."

De resultaten

Geen vage beloftes, maar tastbare resultaten: drie trailers meer met 10.000 minder werkuren, een kortere doorlooptijd, minder garantieclaims en medewerkers die tien procent duurder zijn geworden. Sneller werken, complexere opdrachten verwerken, minder fouten maken en tegelijk investeren in duurdere profielen: dat is de heilige graal.

Een wendbare organisatie bouw je niet met één tool of één traject. Daarvoor moet je drie zaken scherp houden: een duidelijke visie, leiders die het voorbeeld geven en heldere regels. Precies daarin gelooft ook Effectis.