Wouter Balcaen, medevennoot en zaakvoerder van iDocta vertelt:
iDocta is een one-stop Printshop uit Waregem. Ze zorgen voor de juiste toestellen, verbruiksmaterialen, herstellingen en support volgens een pay-per-printmodel. Van label printing over large format printing tot administratieve kantoorprinters en digitale pro-printers.
HR stond bij iDocta lange tijd niet op de radar, tot het bedrijf in 2021 verdubbelde in omvang en de uitdagingen zich opstapelen.
Wat was de aanleiding om HR écht aan te pakken?
We deden alles zelf. Nul structuur, maar het werkte wel. We haalden mensen binnen die we al kenden: kennissen, maten van de Chiro, kameraden van school. Heel spontaan, maar op lange termijn niet houdbaar.
Toen we verdubbelden, konden we het niet meer alleen doen. De dagen waren te kort en HR moest erbij gedaan worden in het weekend. Dat was geen duurzame oplossing. De wetgeving, aanwervingen, … Het kostte allemaal veel tijd. We wilden de losse sfeer behouden, maar moesten tegelijk professioneler worden.
We dachten eerst dat we HR zelf wel konden blijven doen, maar uiteindelijk hebben we de stap gezet naar Effectis. Geen moment spijt van gehad!
Wat brengt HR-consultant Heleen voor jullie?
Heleen doet alles wat wij niet graag of niet goed doen: rekrutering, sociaaljuridische zaken, onboarding, performancegesprekken, opleidingsplannen… Zaken die voor ons als vennoten/zaakvoerders niet onze eerste zorg zijn. Heleen brengt structuur, zonder onze cultuur van “werken moet ook geestig zijn” te verstoren.
Ze begrijpt hoe het hier werkt: veel vrijheid, verantwoordelijkheid, maar weinig micromanagement.
Wat is voor jou persoonlijk het grootste verschil?
We worden ontzorgd en kunnen focussen op wat we graag doen: ondernemen en groeien. Onboarding is professioneler, de communicatie loopt vlotter, medewerkers weten waar ze terecht kunnen en we houden degelijke functioneringsgesprekken. Ook Officient wordt nu correct gebruikt.
Een mooi voorbeeld: vroeger gaven we onze nieuwe collega’s een koffietje en moesten ze de rest zelf uitzoeken, nu krijgen ze een duidelijke brochure voor hun eerste dag. Zonder Heleen waren we nog altijd aan het improviseren.
Zou je Effectis aanraden?
Absoluut! Ze schakelen snel, zijn to the point en zeggen waar het op staat. Het hoeft niet altijd tot in het kleinste detail te zijn; ze voelen aan wat past bij onze kmo. En als het dringend is, checken ze snel dingen intern met hun Effectis-collega’s. Dat werkt voor ons.
