Hoe organiseer je HR wanneer je als Belgisch techbedrijf internationaal groeit? Bij Lansweeper werken vandaag medewerkers verspreid over onder meer België, de VS, Spanje, Italië, Canada, Ierland en verschillende andere landen. Die internationale context maakt ook HR een stuk complexer.
Het HR-team is dan ook stevig uitgebouwd, met onder meer HR Business Partners, recruitment, learning & development, reward & benefits en een internationaal payrollteam. Vanuit België wordt een belangrijk deel van die internationale HR-werking aangestuurd.
Internationale groei brengt ook nieuwe uitdagingen met zich mee. Zo werd payroll binnen Lansweeper lange tijd sterk lokaal georganiseerd, met verschillende payrollpartners, systemen en werkwijzen per land. HR-data zat verspreid over verschillende systemen en bestanden en cruciale payrollkennis was soms geconcentreerd bij één persoon. Dat maakte de werking kwetsbaar en bemoeilijkte samenwerking en back-up over de landsgrenzen heen.
Lansweeper koos daarom voor een grondige transformatie van de internationale payrollwerking: meer centraliseren vanuit België, processen uniformiseren, data betrouwbaar maken en kennis beter delen en borgen binnen het team.
Om die transformatie in een hoog tempo te realiseren, deed Lansweeper een beroep op de externe HR-versterking van Effectis. Die extra capaciteit zorgde ervoor dat operationele workload kon worden opgevangen, terwijl het interne team meer ruimte kreeg om zich te focussen op complexe, landspecifieke uitdagingen.
Effectis-consultant Rebecca nam onder meer een belangrijke rol op in het controleren en opschonen van de HR-data. Informatie uit verschillende bronnen werd naast elkaar gelegd en meermaals gecontroleerd, zodat de migratie kon vertrekken van betrouwbare data.
Daarnaast werden alle landen in kaart gebracht in een Benefits & Payroll Matrix: welke payrollprocessen en benefits bestaan vandaag waar, en waar liggen kansen om verder te uniformiseren? Met behulp van AI bouwde het team een Payroll Library op basis van interne informatie. Zo krijgen medewerkers in elk land correcte en actuele antwoorden op payrollvragen en werkt het payrollteam steeds met dezelfde informatie.
De externe versterking bracht zo niet alleen extra capaciteit, maar ook meer continuïteit. Door kennis over verschillende landen op te bouwen en processen te documenteren, wordt het makkelijker om voor elkaar in te springen en blijft cruciale payrollkennis minder afhankelijk van één persoon.
Vandaag worden onder andere Spanje, UK, Nederland en de VS al vanuit België georganiseerd. De volgende stap? De nieuwe manier van werken verder verfijnen, automatiseren en stevig verankeren.